sábado, 18 de abril de 2009

Comunicação Organizacional





O que é?


A comunicação das organizações e mesmo na vida é como respirar. Simplesmente inevitável. Aliás, é impossível não comunicar porque a comunicação não se pode evitar.


Comunicação é sinergia. Como também pode ser entropia. Pode ser positiva, como também negativa. Pode retratar amizade e aproximação, como antipatia e rejeição. Entendimento e desentendimento. Paz e guerra. Bem ou mal. Comunicação é tudo o que leva a transmitir, receber, processar ou compartilhar significados que redundam que inibem tal crescimento e desenvolvimento. A comunicação depende das pessoas. Por essa razão ela é fortemente subjetiva como também pode ser extremamente rica e profunda. Comunicação está sempre envolta em variabilidade. O mais importante na comunicação é SABER OUVIR, para poder compreender e interpretar com exatidão o conteúdo da mensagem transmitida e a intenção do seu emissor, favorecendo, assim, o RETORNO DA INFORMAÇÃO, que marca o início do DIALÓGO, que por sua vez, pode garantir a qualidade do RELACIONAMENTO HUMANO. Muitos desentendimentos, brigas, rupturas, guerras e conflitos sociais poderiam ser evitados e solucionados pelo simples entendimento dessa questão de BOM SENSO (MATOS: 2004).
A comunicação organizacional serve em um plano para harmonizar a comunicação externa com a interna, em outro, criar um clima motivador dentro de uma empresa onde educa, constrói novos valores e valoriza indivíduos.

A comunicação se bem administrada oferece a qualquer empresa agilidade e leveza. Não vivemos mais na era dos grandes que comem os pequenos e sim na era dos ágeis que devoram os lentos e comunicação e seus processos provocam numa empresa agilidade tornando-a mais competitiva no mercado organizacional.
A comunicação foi responsável pelo desenvolvimento humano e sua organização. Tudo que é construído, ou destruído, é pela comunicação ou falta dela. Em todas as esferas da atividade humana, as mais variadas, sempre estão relacionadas com a utilização da comunicação.



Como Flui?


Em uma organização muito vertical, ou seja, com uma pirâmide hierárquica com vários níveis, desde o topo até á base, é preciso perceber qual é a melhor forma de fazer fluir uma comunicação ascendente (da base ao topo), horizontal (entre o mesmo nivel hierarquico) e descendente (do topo à base).Por outro lado, em que forma se deve relacionar a comunicação interna com a comunicação externa... Quantas vezes os colaboradores não acabam sabendo de noticias da empresa onde trabalham a partir de meios externos (televisao, jornais). O que é a comunicação formal e a informal? Que beneficios traz para a organização? Os boatos são para ser evitados ou encorajados?


O objetivo do comunicador é estabelecer uma comunhão com o receptor. Podemos definir a comunicação como a transmissão de informações e o seu entendimento por meio do uso de símbolos comuns. Este símbolo comum pode ser verbal ou não. Dentro do contexto das organizações a informação pode fluir tanto no sentido vertical quanto no sentido horizontal. A comunicação organizacional é composta dos seguintes elementos:
Comunicador – Dentro do contexto organizacional, o comunicador é um elemento com idéias, intenções, informações e propósitos de comunicação. Ou seja, é a pessoa que deseja passar uma mensagem, independente de seu papel dentro da organização;
Codificação – A codificação é o processo que possibilita ao comunicador traduzir suas idéias em um conjunto sistemático de símbolos, ou seja, uma forma que expressa o propósito do comunicador. A forma mais utilizada de codificação é a linguagem, pois por meio dela conseguimos expressar nossos pensamentos e intenções;
Mensagem – A mensagem é o resultado do processo de codificação e o propósito do comunicador é expresso por meio dela – seja ela verbal ou não. Os gestores têm numerosos propósitos para a comunicação, entre eles o de fazer com que os outros entendam suas idéias, entender as idéias dos outros ou de convencer as pessoas a produzirem determinadas ações ou comportamentos. A mensagem é o que o individuo quer que o receptor entenda, e sua forma depende do meio utilizado para levar a mesma. As decisões referentes ao meio e a mensagem são inseparáveis;


Meio – É quem transporta a mensagem. As organizações transmitem as mensagens para seus membros das mais diferentes formas, incluindo face-a-face, telefone, murais, jornais internos, reuniões, políticas, sistemas de recompensas, previsões de vendas, intranet, portais, etc. Não muito óbvias, entretanto, são as mensagens chamadas não explicitas, as quais podem ser expressas por meio do silêncio ou da falta de atividade em uma determinada situação. Estas mensagens podem ser transmitidas através da expressão facial, do tom de voz ou até mesmo do movimento do corpo;
Decodificador / Receptor – No sentido de se completar o processo de comunicação, a mensagem deve ser decodificada pelo receptor. A decodificação é o termo técnico para designar como o receptor pensa. O processo de decodificação envolve interpretação. O receptor interpreta (decodifica) a mensagem em termos de suas experiências anteriores e de suas referências. O propósito do comunicador é que sua mensagem, depois de decodificada, seja interpretada como sendo o seu pensamento original. Isto demonstra que a mensagem deve ser orientada para o receptor. Neste ponto existe grande oportunidade de melhoria dentro do contexto das organizações, pois a mesma mensagem pode ser interpretada de forma diferente por alto executivo e por um operador de campo;
Realimentação – A realimentação para o comunicador em um processo de comunicação consiste em saber o que foi decodificado pelo receptor. A comunicação de mão-única é aquela que não permite a realimentação receptor-comunicador. Este tipo de comunicação pode aumentar o potencial de distorção entre o que se queria comunicar e o que foi recebido. A realimentação proporciona um canal para resposta do receptor, o que permite ao comunicador determinar se a mensagem foi recebida e produziu a resposta desejada.
A comunicação de mão-dupla é aquela que permite a comunicação receptor-comunicador. Para os gerentes, esta realimentação acontece de várias maneiras. Nas situações de conversa face-a-face ele obtém a realimentação direta, através das trocas verbais, e também das expressões faciais de descontentamento ou de não entendimento. Em adição, a realimentação indireta pode aparecer por meio da perda de produtividade, baixa qualidade dos trabalhos e aumento do absenteísmo;
Ruído – Na estrutura da comunicação humana, o ruído pode ser interpretado como o fator que causa distorção na mensagem. Ele pode ocorrer em qualquer elemento do processo de comunicação. Por exemplo, um gerente que esteja sob pressão de tempo pode ser forçado a agir sem se comunicar ou se comunicar utilizando informações incompletas. Então um colaborador pode interpretar a mensagem de uma maneira diferente da que o comunicador queria.
Estes elementos são considerados essenciais para que a comunicação ocorra. Eles, porém, não podem ser vistos de uma maneira separada. Eles estão presentes em todos os atos de comunicação dentro das organizações, e devem ser tratados de forma sistematizada para que a comunicação possa fluir e ajudar no melhor desempenho e no alinhamento organizacional.



Exemplos:



Exemplo 1: Imaginemos que um chefe antes de chegar ao gabinete, passa pela secretária e não diz nada. No final ainda bate com a porta do gabinete. Terá havido falta de comunicação? Claro que não. A informação que transmitiu é que hoje deve ser um mau dia, que está chateado, fulo. Mas se calhar até estava a dizer ainda mais, como por exemplo... Carla, hoje não estou para ninguém. Isto tudo sem ter aberto a boca.

Exemplo 2: O chefe diz: Ana, Temos de comunicar urgentemente os nossos cursos.A Ana pergunta: Quais são os novos cursos? Comunicar quando e em que canais?Chefe: fala com o Dr. Joaquim sobre os novos cursos. Os cursos têm e ser divulgados na próxima semana. Envia notas de imprensa, publicidade nos jornais.Ana: quanto dinheiro posso gastar em publicidade?Chefe: O mínimo...Esta conversa podia continuar, mas o mais interessante é perceber a quantidade de vezes em que comunicamos de forma deficiente e por isso passamos pouca informação.



FONTES CONSULTADAS
BRUM, Anelise de Medeiros. Um olhar sobre o Marketing Interno. Porto Alegre: L&PM, 2000.
GIVANNINI, Giovanni. Evolução na Comunicação. Rio de Janeiro: Editora Nova Fronteira, 1998.
GRACIOSO, Francisco. Propaganda institucional: nova arma estratégica da empresa. São Paulo: Atlas, 1995.



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